Un memorándum se define como un documento en el que se proporcionan indicaciones o se informa sobre un tema concreto de manera concisa y directa en una empresa por ejemplo, ya sea cambios en la política de la empresa, un aumento en los precios o simplemente una reunión. La dirección puede utilizar este documento como una herramienta de comunicación interna para informar a los empleados de un determinado departamento o a los trabajadores de toda la compañía sobre un asunto.
Se trata de un mensaje de carácter oficial vía escrita utilizando un tono formal para comunicar alguna instrucción, recomendación o indicación del responsable a los subordinados, aunque también cabe la posibilidad de que sea una anotación que incluya información relevante que deba ser recordada, ya que “memorándum” se traduce del latín como “cosa que debe tenerse en la memoria”.
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Características del memorándum
Es una comunicación que se emite por vía escrita usando un tono formal, por lo que es habitual que el memorándum tenga un encabezamiento oficial y se imprima en un papel con el logo de la organización u otro elemento distintivo. El memorándum es breve y conciso, y por lo general es de parte de una instancia superior desde el punto de vista jerárquico hacia los subordinados.
El memorándum está numerado o serializado, ya que una vez emitido se archiva una copia del mismo. Es una comunicación unidireccional, de forma que nunca se recibe una respuesta del mensaje emitido. Si incluye una serie de instrucciones de la dirección de la empresa hacia los trabajadores, éstos se limitan a cumplirlas.
Partes del memorándum
El documento se compone de una serie de partes fijas, en las que se sitúan datos relevantes. Son estas partes las que diferencian un memorándum del resto de textos comunicativos e informativos: código, lugar, fecha, destinatario, asunto, cuerpo del texto, despedida, firma y pie de página.
El memorándum nunca tiene un párrafo de cierre, sino que simplemente se transmite la información y se finaliza con un sello y una firma. El lenguaje que se utiliza para la redacción del documento es formal, y el contenido es claro, breve y directo. El objetivo es transmitir la información de forma efectiva y rápida, sobre todo cuando se trata de un asunto de gravedad.
Existen dos tipos de memorándum:
- Simples: son aquellos que se utilizan cuando es necesario informar sobre un asunto a una persona en concreto.
- Múltiples: estos documentos están dirigidos a un grupo más amplio de personas que necesitan ser informadas sobre un tema de su interés.
Ejemplo de memorándum
Madrid, 8 de octubre de 2021
Memorándum N° 345
Para: miembros del departamento de informática.
Asunto: Curso de ciberseguridad y seguridad de la información.
Por medio de la presente se convoca a todos los miembros del departamento de informática al curso de ciberseguridad y seguridad de la información que se llevará a cabo el próximo 28 de octubre en la Sala de Juntas desde las 12:30 hasta las 15:00 horas. La asistencia es obligatoria.
Atentamente,
Anabel García.
Directora Ejecutiva.